TOPIC #2: Support vaccinatie-team

Omschrijving casus:

De zorginstellingen zijn gestart met het vaccineren van de cliënten tegen het Coronavirus. Als instellingsapotheek bieden we support aan de instellingen bij het vaccinatieproces. Zo maken we de vaccins voor toediening gereed en bij instellingen met een eigen vaccinatieteam houden we een oogje in het zeil. Dit start bij een audit van het vaccinatieproces op de eerste dag van de vaccinatie. We kijken naar de opslag en bewaring, het proces van VTGM en de toediening. We geven gevraagd en ongevraagd advies.

Zo ook tijdens de audit van zorginstelling X. We observeerden het vaccinatieteam en de werkflow van vaccineren. Iedereen deed enorm zijn/haar best en toch verliep het proces wat rommelig. Het vaccinatieteam was nog niet op elkaar ingewerkt en ook de VTGM-handelingen waren nog onwennig. We constateerden veel kruisende lijnen in het VTGM-proces waardoor met name de vaccin voorbereiders erg vaak gestoord werden. We zagen dat deze medewerkers er last van hadden, maar het zelf niet bespreekbaar maakten. Waarschijnlijk omwille van de tijdsdruk. Er zat immers een ruimte vol met ongeduldige verpleeghuisbewoners te wachten op een vaccin.

Welke oplossing is bedacht?

Ondanks dat de werkdruk bij het vaccinatieteam duidelijk zichtbaar was, hebben we toch het vaccinatieproces stilgelegd om onze observaties met hen te delen. In korte tijd hebben we de opstelling van het vaccinatieteam gewijzigd; bureaus werden verschoven, benodigdheden voor zowel de vaccinvoorbereiders als de dames die vaccineerden anders weggezet en de tweede toegangsdeur geblokkeerd zodat cliënten/zorgmedewerkers niet per ongeluk de VTGM-ruimte binnenstapten. Binnen 10 minuten konden de werkzaamheden hervat worden. Met als resultaat een soepel lopend proces, zonder onnodige verstoringen.

Wat hebben we geleerd?

De hoge werkdruk bij anderen laat ons niet remmen om (on)gevraagd advies te geven, het proces in alle hectiek stil te leggen, in rust te kijken naar een betere en efficiëntere werkflow. De tijd die het herindelen van het vaccinatieproces gekost heeft, is later ruimschoots teruggewonnen.

“Dankzij kennis van VTGM en een frisse, analytische blik hebben we het vaccinatieteam veiliger en prettiger kunnen laten werken. Het vaccinatieteam liet ons enkele dagen later weten dat ze onze input erg gewaardeerd hebben. De tips hebben ze zelfs meegenomen naar alle andere instellingslocaties waar ze de volgende dagen gevaccineerd hebben.”   

Anke Bartels & Ivo Witte, Specialisten Instellingsfarmacie bij TOP Instellingsapotheek Apotheek FarmaZorg Breda